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As melhores ferramentas para as empresas se adaptarem ao home office

As melhores ferramentas para as empresas se adaptarem ao home office

As melhores ferramentas para as empresas se adaptarem ao home office

Com a pandemia e com a recomendação de isolamento da população, muitos negócios foram obrigados a entrar no mundo do home office para manter sua capitalização e funcionamento. Porém, de forma gradativa alguns estados estão adotando medidas para flexibilizar o isolamento.

Se na sua cidade a flexibilização ainda não for uma realidade, você pode estar enfrentando alguns desafios para liderar a equipe e mantê-la produtiva no home office. Por isso, algumas adaptações são necessárias e o empenho deve ser redobrado para não afetar o dia a dia de trabalho.

Trabalhar em casa é uma realidade para parte dos profissionais no mercado de trabalho há algum tempo. Por exemplo, em ramos de atuação onde o funcionário pode produzir sem estar, necessariamente, no escritório da empresa. 

A tecnologia é uma grande aliada na hora de conectar todos os colaboradores a partir de suas casas e manter o negócio em funcionamento. Vamos conhecer ótimas ferramentas para gerenciar e organizar a produção de seus funcionários em regime de home office. 

Confira!

Ferramentas para te auxiliar no home office

1 – Google Drive

Ter um sistema de organização e compartilhamento de arquivos é essencial para unificar uma equipe que trabalha de casa. O Google Drive é uma ferramenta que permite que todos tenham acesso e compartilhem os arquivos que forem necessários. Existem diversas opções, desde a gratuita com armazenagem limitada até planos mensais ou anuais com grande capacidade.

2 – Trello

Um grande conhecido de quem gosta de organização, o Trello é um sistema de gerenciamento de atividades e de projetos. Por exemplo, ele oferece uma gama enorme de possibilidades, desde atribuir tarefas a membros de uma equipe, acompanhar as etapas de execução até anexar arquivos e documentos.

Essa ferramenta ajuda a manter uma rotina de atividades sempre organizada e permite que cada integrante da equipe saiba quais tarefas precisa fazer, além de manter o gerente de projeto a par de cada avanço.

4 – Zoom

As reuniões não podem parar. Elas permitem que os membros de uma equipe troquem informações, avaliem questões, tomem decisões e compartilhem opiniões. O Zoom é uma ferramenta de videoconferências com diversos recursos interessantes.

Nele é possível unir até mil participantes em uma mesma chamada, além de poder compartilhar a tela com os demais. Também é possível gravar as ligações e compartilhá-las posteriormente com quem não pode participar.

Existe a versão gratuita e um plano profissional, que amplia a disponibilidade de recursos disponíveis.

5 – Toggl

Esse recurso é de grande valia, principalmente para quem está começando a trabalhar de casa agora e ainda sente dificuldades de organizar o tempo. O Toggl permite o controle do exato número de horas gastas em trabalho durante o dia, fornecendo gráficos para análise da produção com o passar do tempo. Pode ser acessado pelo site ou através do aplicativo para Android e iOS.

Ele ajuda a corrigir dois erros muito comuns no home office: trabalhar pouco, por causa de distrações e procrastinação, e trabalhar além do normal e ultrapassar a carga horária saudável de trabalho.

6 – CamScanner

Pensando na parte prática, escanear documentos é uma necessidade em muitos casos, mas nem todos possuem scanners em suas casas. O CamScanner é um aplicativo para celular que permite escanear documentos e convertê-los em PDF. É uma boa ferramenta para troca de documentos entre pessoas dentro da empresa.

7 – Jobecam

Precisa contratar novos funcionários na quarentena e não pode marcar uma entrevista pessoalmente? O Jobecam é uma ferramenta desenvolvida para resolver esse problema. É uma plataforma de recrutamento virtual com diversos recursos e aprimoramentos. Uma aplicação interessante é a contratação às cegas, sem que a aparência influencie de alguma maneira da decisão final de contratação.

Como garantir o sucesso do trabalho home office?

A primeira questão é focar na organização empresarial e na autonomia dos profissionais. Nenhuma ferramenta que listamos acima irá resolver se a equipe não estiver motivada e ciente da dose extra de organização que trabalhar de casa exige.

Depois, as regras precisam ser estabelecidas e claras. O esperado de produtividade de cada funcionário deve estar alinhado com as possibilidades e ele deve estar ciente disso. A mesma prestação de contas feitas na empresa deve ser feita de casa, alinhando a produção com as necessidades do negócio.

Por fim: comunicação. Seja qual for a ferramenta escolhida para fazer a ponte entre os profissionais, é essencial conectar toda a equipe para que todos saibam quais as etapas seguintes e quais as demandas a serem atendidas.

Dicas para passar aos funcionários em home office

Algumas dicas podem ajudar os colaboradores a implementarem de maneira eficiente o trabalho remoto, cabendo aos gerentes e superiores darem o devido suporte e condições. Portanto algumas boas dicas para lidar bem com a nova rotina são:

  • Evite barulhos ou interferências de familiares ou amigos. A hora de trabalhar precisa ser respeitada da mesma forma que seria no escritório.
  • Internet de boa qualidade é essencial. Seu trabalho se dará basicamente através dela.
  • Intervalos são importantes. Faça uma pausa, tome um café, relaxe por dez minutos. A produtividade é muito maior se o profissional não está esgotado e trabalhando no limite.
  • Tenha rotina. Siga os mesmos horários que seguiria na empresa, isso é importante para o cérebro entender o novo regime.
  • Boas ferramentas de trabalho são valiosas. Use e abuse de recursos que aumentam a eficácia e a produtividade do trabalho remoto. Eles aumentam a sensação de controle e eficiência.

Em conclusão, tenha em mente que neste momento precisamos se utilizar de um bom planejamento e ferramentas eficazes para reduzir as perdas e não ter prejuízos.

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