Como otimizar o processo de abertura e fechamento de caixa em posto de combustível?

Como otimizar o processo de abertura e fechamento de caixa em posto de combustível?

Como otimizar o processo de abertura e fechamento de caixa em posto de combustível?

Gerenciar um posto de combustível, sem dúvida, não é uma tarefa simples. Além de todas as atividades referentes ao atendimento do cliente, ao fornecimento de combustível e o trato com funcionários, também é preciso ter atenção e controle no que diz respeito à sua gestão financeira.

O processo de abertura e fechamento de caixa exige cuidados e o uso de diferentes ferramentas, para que você tenha controle de suas finanças e mantenha seu negócio crescendo. Neste post, entenda como otimizar esse processo, com recursos que irão facilitar a gestão financeira de seu posto e mantê-lo, evitando erros nos valores e problemas com a administração do posto.

O Processo de Abertura de Caixa

Para dar início à abertura do caixa, sempre reserve uma quantia inicial, que será utilizada pelo operador como troco aos clientes ou para pagar possíveis despesas que possam vir a aparecer no decorrer no dia. Esse valor inicial é conhecido como fundo de troco ou valor de encaixe.

Dica: é interessante que o fundo de troco contenha diferentes cédulas e moedas, evitando quaisquer transtornos. E, também, não se esqueça de registrar esse valor para evitar confusões no momento do fechamento de caixa.

Ao longo do período, é imprescindível que todas as entradas e saídas sejam registradas no caixa. Uma forma de otimizar essa tarefa é por meio de um software de gestão. Hoje, já se encontra diversos modelos de software de gestão no mercado, alguns, realmente, são muito práticos e funcionais. O bom de ter esse tipo de programa é que ele fará os cálculos automaticamente, você só precisa lançar as entradas e saídas no sistema.

Isso poupa tempo e libera você ou seus colaboradores de mais uma tarefa. Dica: separe as transações por forma de pagamento, isto é, organize as entradas e saídas por tipos de comprovante, como tickets, cheques, pagamentos em débito, pagamentos no crédito, entre outros – no caso dos softwares de gestão, eles já fazem essa discriminação, você só precisa guardar os comprovantes separadamente para fazer a conferência.

Caso prefira fazer esse gerenciamento de forma manual, cada operação deve ser anotada e conferida no momento do fechamento do caixa. Para isso, guarde todos os comprovantes.

E para ter mais segurança, recorra à sangria de valores. É uma medida em que você transfere os valores do caixa para um local mais seguro. Esses valores também devem ser sempre registrados para que os cálculos não se percam.

O Processo de Fechamento de Caixa

Ao final do dia, tendo todas as entradas e saídas registradas e separadas por método de pagamento, você poderá fazer a conferência de toda a movimentação.

É comum surgirem divergências nos valores, pois, ao longo do período, pode ocorrer de alguma transação não ter sido registrada, algum troco que foi dado a mais ao a menos, vales de funcionários que não foram baixados no sistema entre outros erros comuns à atividade.

Para ter mais controle, o ideal é que o fechamento do caixa seja feito sempre que se trocar o operador e que não deixe de ser feito no final do dia – dessa forma, os operadores não se esquecem dos registros feitos no turno anterior, garantindo o registro no momento em que estão executando as operações no caixa.

Para mais dicas, acesse nosso site e se cadastre: www.qualityutomacao.com

Tags:, , , , , , , ,

Deixe um comentário

  • Milena Porto

    Após a implantação do webPosto pay tivemos um retorno muito bom em questão de otimização de tempo nos abastecimentos e na emissão de cupons fiscais e nota de cliente. Também houve uma redução significativa na margem de erro nos valores de cupons e notas ficais emitidos, bem como, maior controle de fluxo de caixa e redução dos erros nos fechamentos de caixa.

    Milena Porto

    Posto Portal Mar Azul
    Ilheus – BA

  • Nebelto Carlos

    A Quality Automação se destaca pelo atendimento personalizado e um sistema dinâmico em relação às novas demandas. Através do webPosto eu estou sempre conectado ao meu negócio e posso acompanhar as vendas e os estoques na palma da mão. Com a Quality, tenho acesso fácil aos gestores e o suporte sempre resolve os problemas em tempo hábil.

    Nebelto Carlos

    Rede Serra Linda
    Serra – ES

  • Nebelto Carlos

    Há mais de 20 anos revendo o software para postos de combustíveis, fui franqueado por 8 anos de outra empresa do ramo. Ao conhecer a Quality Automação, com um sistema inovador, e uma política comercial que permite o nosso crescimento, não tive dúvida em vestir a camisa.
    A facilidade de instalação e a simplicidade de operação, além de não necessitar de uma mega infraestrutura, que acontece na maioria de outros sistemas, superando todas nossas expectativas.

    Rikaliton Guedes

    Revenda de Manaus
    Manaus – AM

    Quer saber mais?
    Solicite um contato